Os custos relacionados aos documentos físicos não envolvem apenas a compra de papel, mas também a aquisição de equipamentos e manutenção de funcionários para gerenciá-los e mantê-los sempre organizados. Ao optar pela modalidade eletrônica, essas despesas são eliminadas, assim, colaborando para a redução de custos da sua empresa. Enquanto um documento digital é um documento eletrônico, mas que está estruturado em dígitos binários, que só podem ser acessados quando se utiliza um sistema operacional.
A segurança de assinaturas digitais é um ponto que costuma gerar preocupação por parte das empresas. Ao contrário das assinaturas manuscritas em papel, a assinatura digital utiliza métodos criptográficos para garantir a integridade do documento, a identidade do signatário e a autenticidade da assinatura. O documento digital surge de forma eletrônica, sendo que a validação jurídica dele, no caso de contratos, exige certificação online. Esse processo acarreta na substituição dos documentos físicos por versões digitais, eliminando o excesso de papel e promovendo uma organização eficiente. O certificado digital é um documento eletrônico que atesta a identidade do signatário e a validade da assinatura digital.
Os algoritmos de criptografia utilizados na assinatura digital devem ser seguros e resistentes a ataques de hackers. Ele é utilizado tanto para gerar a assinatura digital, quanto para verificar a autenticidade da assinatura. A assinatura digital é um processo que envolve a criação de um par de chaves criptográficas, uma pública e outra privada. Um documento eletrônico é acessível e interpretável a partir do uso de um equipamento eletrônico, como computador, tablet e smartphone.
Sistema de gerenciamento eletrônico de documentos
Forte orientação para resultados por meio de pensamento estruturado e ampla visão de negócio. Sólida experiência em entender as prioridades dos negócios e implementação de uma comunicação e de uma estratégia de marketing eficazes e voltada para certidao de nascimento resultados. A empresa deixa de perder tempo com certas atividades, como a gestão de contratos. Imagine uma empresa em crescimento, com centenas de documentos divididos entre papéis, pastas e ar… Tudo isso porque a TOTVS se mantém sempre atualizada sobre as tendências exigidas pelo mercado para oferecer as soluções que atendem várias empresas. Pois, a facilidade de acesso e a segurança que eles proporcionam, otimizam o tempo e aumentam a produtividade.
Achar uma documentação específica nesse cenário pode ser uma tarefa bem difícil, não é mesmo? Como eles são armazenados no meio virtual, fica bem mais fácil organizá-los em pastas e encontrar um específico por meio de mecanismos de busca, por exemplo. Desse jeito, os escritórios também conseguem liberar um espaço físico significativo para ser usado de outra maneira. A gestão eletrônica de documentos é essencial para manter as informações de sua empresa seguras, acessíveis e organizadas. Para isso, é necessário adotar uma ferramenta digital que permita a gestão do ciclo de vida dos documentos, como contratos. Além da automatização do seu processo de elaboração — fator que reduz a burocracia envolvida nessa atividade.
É importante que os estudantes se mantenham organizados e tenham todos esses documentos em mão para facilitar processos que exigem comprovações, evitando assim atrasos e contratempos. A confusão entre os termos “documento probatório” e “documento comprobatório” é comum, mas existe uma diferença sutil. Esse documento, geralmente, deve indicar o nome do solicitante e o endereço completo. O laudo deve seguir padrões técnicos específicos e incluir informações detalhadas, como metodologia utilizada, dados coletados e conclusões que sustentem a análise.
O objetivo é preservar o conteúdo analógico de forma virtual, facilitando o seu armazenamento, o seu compartilhamento e o acesso. Essa evolução tem impulsionado as organizações a modernizarem as suas operações e a maximizarem os benefícios da demanda informacional. Inclusive, a gestão eficiente de arquivos virtuais é essencial nesse novo contexto, pois entrega agilidade, segurança e produtividade. Caso queira garantir ainda mais segurança, é possível também utilizar um certificado digital CNPJ ou CPF. O documento digital pode ser feito pelos aplicativos que são disponibilizados para alguns deles, como Título de Eleitor, CNH e Carteira de Trabalho.
Como realizar a gestão de documentos eletrônicos?
Essas discrepâncias englobam – entre outros fatores – o propósito, a função e a utilidade dos documentos, tornando sua distinção fundamental. Já apresentamos várias dicas de como você pode fazer a gestão de documentos online. No próprio processo de planejamento de implementação, é possível estabelecer boas práticas aplicáveis ao dia a dia da empresa.
Vamos supor que você precise enviar um documento altamente sigiloso para alguém. Além disso, não existem recursos que protegem as informações que estão ali, somente o envelope. No meio online, ainda existe a possibilidade de fazer o backup, que são cópias de segurança caso aconteça alguma falha no sistema. Portanto, os documentos eletrônicos possuem mais segurança, o que é visto como uma enorme vantagem. Como abordamos recentemente em um de nossos posts, a assinatura digital não apenas possui validade jurídica como pode trazer inúmeros ganhos para as empresas. Dando continuidade a esse tema, vamos explorar como assinar um documento digitalmente.
Praticidade e segurança são duas características cada vez mais valorizadas nos processos operacionais das empresas contemporâneas. Por isso, os documentos eletrônicos são importantes aliados para a otimização das suas atividades. Já que facilitam o compartilhamento de informações por meios digitais, e ainda ajudam a economizar graças à redução do uso de papel. Se você quiser enviar uma documentação eletrônica para uma pessoa que mora em outra cidade, não é necessário esperar o tempo da entrega. Pelo contrário, o envio é feito de forma instantânea e sem limitações geográficas, o que é outra vantagem deste modelo.
É uma questão de contexto e de como cada tipo de documento é utilizado dentro do sistema jurídico. Esses laudos podem variar de acordo com o campo de atuação do especialista, podendo ser laudos médicos, periciais, técnicos, entre outros. A qualidade do laudo comprobatório é fundamental para que a informação apresentada tenha credibilidade e seja aceite pelo juiz ou pela autoridade responsável. Se você solicitar pela RedeSim, normalmente, em dois ou três dias úteis o parecer estará à disposição.
Com a gestão de documentos digitais ao invés dos físicos, os colaboradores de uma empresa podem dedicar o tempo em outras atividades relevantes que contribuam para os resultados da empresa. Com isso, muitos documentos que antes eram físicos são utilizados de forma digital. Notas fiscais eletrônicas, declarações de Imposto de Renda, contratos de trabalho, propostas comerciais e relatórios financeiros são alguns exemplos. Por fim, os documentos digitais são, por definição, aqueles que nascem no ambiente digital. Em segundo lugar, um arquivo escaneado de forma simples não possui a segurança adequada a um documento.
Notificação extrajudicial de pedido de explicações: como enviar?
Entretanto, o RG físico precisa conter o QR Code para conseguir baixar o documento. Após definir o formato, é necessário organizar as informações de forma clara e objetiva, utilizando parágrafos, títulos e subtítulos quando necessário. É importante também revisar o documento antes de finalizá-lo, para garantir que não haja erros ortográficos ou de conteúdo.